Asukkaiden kokoukset 2024

Asukkaiden kokous on kutsuttava koolle vähintään kerran kalenterivuodessa käsittelemään yhteishallintolaissa ja asukasdemokratiasäännössä olevia asioita. 

Asukkaiden kokouksen kutsuu koolle ensimmäisen kerran Hekan edustaja. Tämän jälkeen asukkaiden kokouksen kutsuu koolle asukastoimikunta tai luottamushenkilö, ja ellei näitä ole valittu tai muusta perustellusta syystä, Hekan edustaja. Hekan kutsuessa kokouksen koolle, pyydetään kokoukseen mukaan aina edustaja alueen aluetoimikunnasta. 

Asukastoimikunnan tai luottamushenkilön on ilmoitettava alueen aluetoimikunnan puheenjohtajalle ja sihteerille sekä isännöitsijälle lokakuun loppuun mennessä, mikäli kokousta ei pystytä järjestämään, jolloin Heka järjestää kokouksen.

Asukkaiden kokous on kutsuttava viipymättä koolle myös, mikäli vähintään yksi kymmenesosa äänioikeutetuista ilmoittamaansa asiaa varten sitä vaatii.

Kutsuminen

Kutsu asukkaiden kokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon ja liikehuoneistoon jaettavalla ja talon ilmoitustauluille asetettavalla ilmoituksella vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. Kutsu on lähetettävä tiedoksi isännöitsijälle. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat, kokouksen järjestämistapa sekä kokouksen aika ja paikka

Kokouskutsujen jakaminen on talotoimikunnan tai luottamushenkilön tehtävä, mutta asiasta voidaan sopia myös aluetoimiston kanssa.

Suosituksena on, että talotoimikunta tai luottamushenkilö ilmoittaa lokakuun loppuun mennessä aluetoimikunnalle, jos ei pysty pitämään kokousta. 

Äänioikeus

Äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia ovat kaikki vuokranmääritysyksikössä vakinaisesti asuvat 18 vuotta täyttäneet henkilöt sekä 15 vuotta täyttäneet henkilöt, jos ovat tehneet vuokrasopimuksen. 

Äänioikeutettuja ovat myös vuokranmääritysyksikössä olevat liike- tai toimistotilojen välittömät haltijat siten, että heillä on kutakin huoneistoa kohden yksi ääni. 

Väistössä asuva on vaalikelpoinen ja hänellä on äänioikeus siinä kohteessa, jossa hän asuu sillä hetkellä vakinaisesti. Kaikkien yhteishallinnon luottamustehtäviin (mukaan lukien talouden ja hallinnon valvojat ja asukkaiden edustajat korjaushankkeissa) valittujen asukkaiden tulee olla luottamustehtävissä toimiessaan Hekan asukkaita. 

Kaikkien yhteishallinnon luottamustehtäviin valittujen asukkaiden tulee antaa yhteystietonsa Hekalle ja yhteishallinnon toimielimelle, johon on tullut valituksi. 

Samaan toimielimeen ei saa valita useampia kuin yksi henkilö samasta huoneistosta.

Asukas ei voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen välityksellä.

Kokous tulee pitää 15.11. mennessä ja sen pöytäkirja tulee palauttaa 1.12. mennessä Hekalle,  aluetoimikunnan puheenjohtajalle ja sihteerille, sekä ilmoitustauluille asukkaidennähtäväksi kahden (2) viikon kuluessa kokouksen pitämisestä. Lisäksi asukkaiden kokouksessa tehdyt valinnat Heka tason luottamustehtäviin tulee ilmoittaa asukasneuvottelukunnalle annettujen ohjeiden mukaan.

Talouden ja hallinnon valvoja

Kaikkien kohteiden kannattaa valita myös kohteen talouden ja hallinnon valvoja. Lue linkin takaa miksi kannattaa valita kohteelle oma talouden ja hallinnon valvoja. Valvojan tarkasteltava aika on kalenterivuosi. Hänen toimikautensa kuitenkin jatkuu siihen asti, kun edellisen vuoden kaikki materiaali on valmistunut ja tilinpäätös valmis. Kohteen valvoja esittelee lausuntonsa seuraavan vuoden asukkaiden kokouksessa.

Jos ehdokkaana vapaana olevaan paikkaan ei ole paikalla asukkaiden kokouksessa, pitää hänen toimittaa kokoukselle suostumuslomke.

Suostumuslomake, asialistamalleja ja yhteenvetolomakkeita löytyy alta sekä materiaalipankista.

Määräraha

Kokouksessa tulee käsitellä vuoden 2023 määrärahan käyttö tammikuussa aluetoimistolle tehdyillä materiaaleilla sekä suullisesti kuluvan vuoden määrärahan käyttö kokoukseen asti.

Kokouksessa käsitellään myös  asukastoimikunnan valmistelema ehdotus toimintamäärärahan käytöstä vuodelle 2025, josta sitten asukkaiden kokous päättää. Toimintasuunnitelmapohja löytyy alta sekä materiaalipankista.

Yhteystietojen toimittaminen

Jos asukastoimikunta perustetaan, asukastoimikunnan järjestätymiskokous suositellaan pidettäväksi heti asukkaiden kokouksen jälkeen, mutta viimeistään marraskuun loppuun mennessä. 
Järjestäytymiskokouksen perustella täytetään yhteystietolomake, joka myös tulee toimittaa 1.12. mennessä Hekalle ja aluetoimikunnan puheenjohtajalle. Lomake löytyy alta sekä materiaalipankista. Yhteystietolomake täytetään myös, jos asukastoimikuntaa täydennetään tai siihen tulee muutoksia.

Ohjeita asiakirjamallien käyttöön:

Materiaalipankissa ja alla on asialistamalli asukkaiden kokoukseen .docx muodossa.

Asialistamallissa tummalla olevat tulee käsitellä asukkaiden kokouksessa. Kursiivilla olevat ovat vapaaehtoisia ja niiden käyttö kannattaa miettiä.  Lisäksi täydennä yläosan tiedot. Lihavointi ja kursiivi kannattaa ottaa pykälistä pois ennen tulostusta.

Muistakaa, että kutsu tulee jakaa jokaiseen kohteen asuntoon ja ilmoitustauluille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.

Jos pidätte kokouksen hybridinä, niin asialistan alkuun voi laittaa esimerkiksi tällaiden tekstin: 

Kokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä teamsin avulla. Halutessasi osallistua kokoukseen etänä, lähetä sähköpostiosoitteesi xx.xx.xxxx mennessä osoitteeseen xxx@xxx.fi saadaksesi linkin. Sähköpostiosoitteet kerätään ainoastaan kokouskutsun lähettämistä varten ja tiedot hävitetään kokouksen jälkeen. Ohjeet mahdolliseen äänestykseen annetaan kokouksessa.

Muutokset koskien asukkaiden kokouksen valintoja ja pöytäkirjamerkintöjä

Asukkaiden kokousten valinnat tehdään uuden asukasdemokratia säännön mukaan ja valinnoissa otetaan huomioon 1.1.2024 voimaan astuva palkkiosääntö. ( asukkaiden kokouksen asialista, kohta 12)

Asukastoimikuntaan valitaan asukkaiden kokouksen päättämä määrä jäseniä, mutta vain kolme jäsentä ovat oikeutettuja vuosipalkkioon ( puheenjohtaja + 2 jäsentä, joista toinen on asukastoimikunnan järjestäytymiskokouksen valitsema sihteeri)

Palkkiolliset jäsenet nimetään asukkaiden kokouksessa ja nimet kirjataan pöytäkirjaan. Toki kaikkien asukastoimikuntaan valittujen nimet tulee kirjata pöytäkirjaan sekä äänestystulos, jos sellainen on käyty jäseniä valittaessa.

Asukastoimikunnan järjestäytymiskokouksessa päätetään kuten aiemminkin varapj, sihteeri, rahastonhoitaja sekä tarvittaessa muita vastuutehtäviä. Asukastoimikunnan järjestäytymiskokouksen asialistan kohta 5.

Mallit

Ohjeita hybridikokouksiin:

Asukkaiden kokous ja sen jälkeiset toiminnot

Ohjeita ja lomakkeita täydennetään! katso myös materiaalipankki.