Hallituksen ja työmaatoimikuntien asukasjäsenten ja valvojien Kick off -tilaisuus 5.5.2014 Pressassa

Uusi toimikausi alkoi yhtiökokouksista huhtikuun lopulla, joten Vuokralaisneuvottelukunnan Työvaliokunta kutsui luottamustehtävissä toimivat paikalle keskustelemaan ajankohtaisista asioista.

Hotelli Presidentin kokoustilassa järjestettyyn tilaisuuteen oli ilmoittautunut 67 henkilöä, joista paikalle tuli 62, joukossa niin alueyhtiöiden hallitusten kuin työmaatoimikuntien asukasjäseniä ja asukasvarajäseniä sekä alueiden yhteisiä talouden ja hallinnon valvojia.

Tilaisuuden puheenjohtaja toimi Vnk:n puheenjohtaja Markku Saarinen.

Vuokralaisneuvotelukunta on perustanut osana omaa toimintaansa ryhmät hallituksen ja työmaatoimikunnan asukasjäsenille sekä alueiden valvojille. 

Ryhmien vetäjät: 

• hallitus: Auli Rantanen, Ari Luukinen ja Tommy Dahlström 

• työmaatoimikunta: Martti Poutanen

• valvojat: Pirjo Mohamed

Ryhmien vetäjiksi valitut raportoivat säännöllisesti toiminnastaan Vnk:lle ja/tai Vnk:n työvaliokunnalle.

Näillä näkymin eri ryhmien seuraavat omat tapaamiset ovat kesän jälkeen.

Keskusteluissa esille tulleita asioita:

• hallituksen järjestäytymiskokouksessa nimetään työmaatoimikunta ja sen jäsenet. Samassa yhteydessä tulee myös määrittää työmaatoimikunnan tehtävät.

  Omistajaohjauksessa on aika hyvin määritelty tehtävät, mutta olisi hyvä hallituksessa määrittää tehtävät laajemmin, esimerkiksi mainita että esitykset seuraavan vuoden korjaushankkeiksi ja pts-lausunnot tulee käsitellä työmäätoimikunnassa. Tai, yksikantaan määrittää, että kaikki korjaushankkeisiin liittyvät asiat valmistellaan työmaatoimikunnassa, myös hankinnat ja palveluiden ostot, vaikkakin kuuluvat toimitusjohtajan päätäntävaltaan (alle 100 000 euroa). Myös kilpailutusasiakirjat ja työselitteet tulee käsitellä työmaatoimikunnassa.

  Työmaatoimikunta siis valmistelee asiat ja esittää päätettäväksi joko toimitusjohtajalle tai hallitukselle.

  Missään ei määritetä, että työmaatoimikunnan puheenjohtajan tulisi olla hallituksen poliittinen jäsen tai toimitusjohtaja. Mikäli hallituksen asukasjäsenillä on osaamista ja halua tehtävään, niin rohkeasti vain esittämään tehtävään asukasjäsentä.

• Pisteytys- ja tasaustyöryhmän perustaminen (jos sellaista ei alueella ennestään ole)

  Pisteytys- ja tasaustyöryhmän tehtävänä on käydä läpi vuokranamääritysyksiköiden (vmy) pisteytyksen pääperiaatteet ja tarvittaessa päivittää pisteytyksiä. Näiden pisteiden perusteella pääomavuokrat ja alueen tasattavat kohdistetaan eri vmy:ille. 

  Työryhmässä olisi hyvä myös käydä läpi korjaushankkeet, jotka esitetään työmaatoimikunnalle / hallitukselle tasattavaksi alueella - tietysti alueen vuokralaistoimikunnan kannanoton jälkeen. (Vtk antaa lausunnon tasauksesta) Myös keskivuokran liukuma (enimmillään + - 20%alueen keskivuokrasta) on hyvä käydä tässä ryhmässä läpi.

  Pisteytys- ja tasaustyöryhmässään olisi hyvä nimetä hallituksen molemmat asukasjäsenet sekä 1-2 vtk:n valitsemaa jäsentä yhtiön edustajien lisäksi.

• hallituksen järjestäytymiskokouksessa tulee myös todeta asukkaiden valitsema alueen yhteinen valvoja ja hänen valtuutensa tehtävään.

  Seuraavassa ote Hekan talouspäällikön ja Heka-tason valvojan yhdessä  4.3.2013 laatimasta ohjeesta, josta voi poimia hallituksen pöytäkirjaan kirjattavaksi tärkeimmät kohdat.

  Alueen yhteinen talouden ja hallinnon valvoja

  Alueen valvojan tehtävänä on toimia tiedon välittäjänä alueyhtiön ja vuokralaistoimikunnan, sekä tarvittaessa alueyhtiön ja talotoimikunnan välillä. Alueen valvojalla on oikeus saada nähtäväkseen kaikki alueyhtiön Hekan puolesta tekemät päätökset ja kirjanpidon aineistot. Lisäksi on sovittu, että alueen valvojalla on oikeus nähdä alueyhtiön hallintoon ja kirjanpitoon liittyvät materiaalit. 

  Tästä poikkeuksena ovat alueyhtiön palkat ja sairaslomat, joista pyydettäessä annetaan tiedot yhteissummina. Mikäli alueen valvoja haluaa, että edellä mainitut tiedot läpikäydään tarkemmin, tulee hänen olla yhteydessä Hekan valvojaan ja alueyhtiön Hekan talouspäällikköön, jotka sopivat tarkastuksen tekotavasta ja ajasta. 

  Lähtökohtaisesti alueen valvoja suorittaa tarkastuskäyntinsä samaan aikaan varsinaisen tilintarkastuksen kanssa. Tämän johdosta alueyhtiön tulee kutsua alueen valvoja tilintarkastuspäivänä tekemään oma tarkastuksensa. Mikäli tarkastus ei onnistu tilintarkastuksen kanssa yhtä aikaa, tulee alueen valvojan sopia alueyhtiön kanssa tarkastuksen ajankohdasta erikseen. Alueen tarkastajalle varataan tarkastukseen tulos- ja tasetiedot tilitasoisilla raporteilla, sekä nähtäväksi hallintoon liittyvät pöytäkirjat.

• alueen yhteinen valvoja EI VOI OLLA hallituksen tai työmaatoimikunnan jäsen

  Alueen valvoja rinnastetaan tilintarkastajaan, joten hän ei voi olla valmistelemassa ja päättämässä asioista, joita hän valvoon. Tästä on myös vd-säännön soveltamisohjeessa selvä kannanotto: 

  Yhtiön hallituksen jäsen tai varajäsen tai yhtiön yhteisen työmaatoimikunnan jäsen ei voi toimia yhtiön talouden ja hallinnon valvojana (soveltamisohje II LUKU Asukkaiden kokous 4 § Tehtävät)

• alueyhtiön hallituksen ja työmaantoimikunnan asukasjäsenten ja näiden vara-asukasjäsenten sekä alueen yhteisen valvojan kutsuminen vuokralaistoimikunnan kokouksiin

  Voimassa olevan vuokralaisdemokratiasäännön IV luvun 19 § Kokouskutsu määrittää hyvin selvästi keille kaikille vuokralaistoimikunnan kokouskutsu tulee toimittaa. Kutsu on siis lähetettävä myös alueyhtiön hallituksen ja työmaatoimikunnan asukasjäsenille ja näiden varajäsenelle sekä alueyhtiön yhteiselle valvojalle.

Lopuksi: toivottavasti jokaisessa alueyhtiössä hallituksen varapuheenjohtajaksi valitaan asukasjäsen.